Como exportar pedidos do WooCommerce em formato CSV ou XML (3 métodos fáceis)

Gerir uma loja WooCommerce significa lidar com encomendas todos os dias, o que muitas vezes exige que tires os dados do painel de controlo do WordPress.

Pode haver várias razões para isso, como a contabilidade, a gestão de inventário ou mesmo a gestão da relação com os clientes.

Podes até precisar de partilhar os números com as partes interessadas, dropshippers ou mesmo com os teus parceiros de expedição. Seja qual for o motivo, saber como obter os dados em formato CSV ou XML pode ser uma grande ajuda.

Neste blogue, vou mostrar-te dois métodos para exportar informações de encomendas do WooCommerce em formato CSV ou XML. Vamos já começar e ver como se faz!

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Porquê exportar encomendas do Woocommerce em formato CSV ou XML?

Podes perguntar-te por que razão deves exportar encomendas em formato CSV ou XML. A resposta é simples – estes dois formatos são muito acessíveis e fáceis de utilizar.

A maioria dos computadores já possui o software necessário para ler ficheiros nestes formatos. Por exemplo, podes utilizar o MS Excel para trabalhar com ficheiros CSV. Da mesma forma, podes ver e editar ficheiros CSV utilizando o Google Sheets. Os ficheiros XML também podem ser abertos em browsers como o Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge e Safari.

Estes ficheiros são fáceis de partilhar, e trabalhar com eles em diferentes dispositivos não é normalmente um problema. Esta funcionalidade é muito útil quando várias pessoas têm de trabalhar com um ficheiro de encomenda do WooCommerce.

Agora, vamos prosseguir e ver como exportar encomendas do WooCommerce.

Quando é que devo importar e exportar encomendas?

A exportação de encomendas é necessária para fazer cópias de segurança de dados ou partilhá-los com sistemas externos. As empresas exportam frequentemente encomendas para analisar tendências, acompanhar as vendas e fornecer relatórios.

Existem obviamente muitas outras razões para quereres exportar os detalhes das encomendas. Verifica alguns motivos comuns abaixo:

Envio de encomendas em lotes através de um ficheiro CSV

O envio de encomendas para um armazém de terceiros ou centro de distribuição em lotes através de ficheiros CSV é uma prática comum.

A utilização de ficheiros CSV para encomendas em massa oferece transparência. Com tudo documentado num único ficheiro, tanto a tua equipa como o teu armazém podem consultar rapidamente os detalhes da encomenda, se necessário.

Precisas de dados específicos para executar relatórios

A elaboração de relatórios exactos é essencial para tomar decisões comerciais informadas e, por vezes, são necessários dados de encomendas muito específicos para gerar os relatórios que interessam. Estes dados são inestimáveis para planear novas estratégias de marketing ou decidir que produtos devem ser repostos em stock.

Por exemplo, se estiveres a analisar os teus produtos mais vendidos, a exportação de dados de encomendas com filtros específicos como datas, tipos de encomendas ou localizações pode dar-te uma imagem clara do que está a gerar receitas.

Importação de encomendas em massa efectuadas manualmente por e-mail ou por telefone

Para as empresas que recebem encomendas manualmente – seja por telefone, por e-mail ou pessoalmente – a importação dessas encomendas em massa para o seu sistema de comércio eletrónico é fundamental para manter tudo centralizado.

A importação em massa de encomendas manuais melhora a experiência do cliente. Os clientes esperam um serviço rápido e eficiente, independentemente da forma como efectuam as suas encomendas.

Pretende armazenar o histórico de encomendas fora do local

Armazenar o histórico de encomendas fora do local pode ser uma boa medida de segurança para empresas que lidam com grandes volumes de transacções. Ao exportar regularmente os dados das encomendas e ao armazená-los numa localização externa, como um serviço na nuvem ou uma cópia de segurança física, protege a sua empresa contra potenciais perdas de dados.

O armazenamento fora do local também é útil para efeitos de conformidade e auditoria. Muitos sectores exigem que as empresas conservem os dados das encomendas durante um determinado período de tempo.

Método 1: Exportar os dados da encomenda através da ferramenta integrada de importação/exportação do WooCommerce

A exportação de dados é útil se quiseres rever os teus produtos mais vendidos, comparar as receitas de diferentes períodos de tempo ou obter uma visão geral dos teus níveis de stock.

Nesta secção, vamos ver os métodos para exportar os detalhes da encomenda em CSV e XML. Primeiro, vamos extrair os detalhes da encomenda em formato CSV.

Exportar detalhes da encomenda em CSV através do WooCommerce

Para começar, eis o que tens de fazer:

• Vai ao teu painel de controlo do WooCommerce clicando no botão “WooCommerce” no CMS.

• Depois, tens de ir à secção de relatórios, como mostra a imagem abaixo.

• Agora, vais encontrar o painel de controlo “Encomendas” . Existem várias segmentações disponíveis para as tuas encomendas. Neste exemplo, estou a utilizar uma nova loja, pelo que não há encomendas para apresentar.
• O plugin WooCommerce gera relatórios para três categorias:“Encomendas “, “Clientes” e “Stocks“.
• Na categoria “Encomendas“, podes explorar diferentes opções de dados:
  • Vendas por data
  • Vendas por produto
  • Vendas por categoria
• Em seguida, seleciona o período de tempo para o teu relatório. Podes escolher entre os períodos de tempo predefinidos ou definir um período personalizado.
• Quando tiveres os dados da encomenda de que necessitas, basta premir o botão Exportar CSV, como mostra a imagem abaixo.

• E isso é tudo o que precisas de fazer. Assim que o fizeres, terás o ficheiro CVS descarregado.

• Uma vez descarregada, terás a folha de cálculo pronta.

Como se viu acima, organiza os detalhes da encomenda em diferentes campos. Depois, podes trabalhar na folha de cálculo e fazer as alterações de dados que quiseres.

Exportar detalhes da encomenda em XML através do WooCommerce

Exportar dados em XML também é um processo bastante simples. Vou orientar-te sobre como o fazer.

• Primeiro, tens de ir ao painel de controlo do CMS e procurar a opção “Ferramentas“.

• Depois, vai à opção “Exportar” e seleciona “Encomendas“.

• Clica no botão “Transferir ficheiro de exportação“. O ficheiro estará então em XML, que podes abrir e trabalhar.

Uma coisa que devemos mencionar aqui é que este método tem algumas limitações. Por exemplo:

• Falta de controlo dos campos de encomenda.
• Falta de controlo sobre os prazos das encomendas.
• Não filtra os dados.

Um método ainda mais fácil é utilizar plugins para quem procura mais do que uma simples exportação de dados.

Vejamos agora porque é que a utilização de plug-ins pode ser uma melhor opção do que utilizar apenas as funções nativas do WooCommerce e do WordPress para obter ficheiros CSV e XML de encomendas.

Método 2: Exportar os dados da encomenda através de um plug-in do WooCommerce

Exportaremos os dados da encomenda do WooCommerce utilizando a opção “Exportação avançada de pedidos para WooCommerce“. O plugin é compatível com o WordPress 4.7 e superior e tem atualmente mais de 100.000 instalações activas.

Agora vamos ver como exportar detalhes utilizando um plugin.

• O primeiro passo é instalar e ativar o plugin. É gratuito, pelo que podes instalá-lo diretamente a partir do painel de controlo do WordPress.

• Quando terminares o processo de instalação, o plugin substituirá a funcionalidade de exportação nativa do WooCommerce.

• Podes ver a grande variedade de opções que ficam disponíveis para ti com o plugin. Vamos explorar algumas das opções.

• Podes refinar os dados com filtros. Isto é útil se estiveres à procura de encomendas em intervalos de datas específicos.
• Além disso, podes personalizar o nome do teu ficheiro de exportação, uma opção que não está disponível no mecanismo de exportação nativo do WooCommerce.
• Depois, podes refinar ainda mais os teus filtros com várias categorias, como produto, cliente, envio, etc.
• O plugin também te permite descarregar o teu ficheiro em formatos diferentes de XML e CSV.

• Depois de escolheres os filtros desejados, define o nome do ficheiro e escolhe o tipo de ficheiro. Podes exportar os dados.

Clica no botão de exportação abaixo e o teu ficheiro será transferido. E já está. Estás pronto para ver e trabalhar com o ficheiro, e podes até partilhá-lo com outras pessoas e partes interessadas.

Resolução de problemas comuns de exportação de encomendas do WooCommerce

Agora que já abordámos a exportação de encomendas do WooCommerce incorporada e os métodos do plug-in, vamos abordar o elefante na sala – os problemas comuns que podes encontrar ao exportar dados de encomendas do WooCommerce.

Apresentamos-te alguns problemas comuns e as respectivas soluções:

Plug-ins incompatíveis

Uma das causas mais comuns de problemas de exportação no WooCommerce é a incompatibilidade de plugins. O WooCommerce depende fortemente de plug-ins para suportar diferentes funcionalidades, o que pode causar problemas de compatibilidade quando esses plug-ins não são compatíveis com os recursos de exportação.

Para resolver este problema:

• Podes desativar temporariamente quaisquer plug-ins que tenham sido instalados ou actualizados recentemente.

• Certifica-te de que todos os plug-ins activos são compatíveis com a tua versão do WooCommerce.
• Utiliza ferramentas como o plugin Health Checkque te permite testar conflitos de plugins num ambiente de teste sem afetar o teu site ativo.

Exportações lentas ou erros de falta de memória

Ao exportar um grande número de encomendas do WooCommerce, podes ter problemas de tempo limite ou o processo de exportação pode abrandar consideravelmente.

Para resolver este problema:

• Abre o ficheiro public_html e clica no ficheiro wp-config.php:

• Abre o ficheiro wp-config.php e procura a linha que contém WP_MEMORY_LIMIT. Se não existir, podes adicionar a seguinte linha para aumentar o limite de memória do PHP: define(‘WP_MEMORY_LIMIT’, ‘256M’);

• Se és um cliente Cloudways, podes facilmente aumentar o teu limite de memória PHP na secção de definições e pacotes.

• Outra solução para lidar com exportações lentas ou erros de falta de memória é exportar as encomendas em lotes mais pequenos em vez de as exportar todas de uma vez.

Exportações que permanecem em fila de espera no WooCommerce

Este problema está frequentemente relacionado com questões de processamento em segundo plano, configurações do servidor ou conflitos de plug-ins.

Para resolver este problema:

• Este problema está frequentemente relacionado com o processamento em segundo plano, as configurações do servidor ou os conflitos de plug-ins.
• Para resolver o problema, abre o ficheiro wp-config.php e certifica-te de que a seguinte linha não está presente: define(‘DISABLE_WP_CRON’, true);
• Isto ajudará a evitar problemas com as exportações do WooCommerce, garantindo que as tarefas cron do WordPress não são desactivadas.
• Se estiver presente, remove a linha ou define-a como falsa:
• Utiliza um plugin como o WP Crontrol para ativar manualmente tarefas cron e verifica se a exportação começa a ser processada.
• Recursos de servidor insuficientes, como CPU e memória, também podem fazer com que os processos em segundo plano falhem ou fiquem em fila indefinida. Novamente, se fores um cliente da Cloudways, aumentar ou diminuir os recursos é tão simples quanto arrastar um controle deslizante.

Melhores plug-ins de importação/exportação de pedidos do WooCommerce

Vamos agora ver alguns dos melhores plugins de importação e exportação que podem fazer o trabalho por ti.

1. Exportação e importação de encomendas para o WooCommerce

– Fonte: WordPress.org

Definitivamente, uma boa opção a explorar para exportar encomendas do WooCommerce para diferentes formatos de ficheiro. O Order Export & Order Import for WooCommerce é de utilização gratuita, mas também oferece funcionalidades pagas.

Tem mais de 50.000 instalações activas e suporta a versão 3 e superior do WordPress. Algumas das suas principais caraterísticas incluem:

• Exportação de encomendas do WooCommerce para CSV.
• Importa encomendas de CSV para o WooCommerce.
• Exporta cupões para CSV.
• Importa cupões de CSV para o WooCommerce.
• Importa colunas selecionadas do ficheiro CSV de importação de encomendas.
• Actualiza em massa as encomendas e os cupões do WooCommerce.

Atualmente, o plugin tem uma classificação média de cerca de 4,7 no WordPress.org.

2. Import Export Suite for WooCommerce

– Obtém a fonte: WooCommerce.com

Esta também é uma opção decente para fazer o trabalho. Import Export Suite for WooCommerce tem um preço de $10,75/mês. O plugin não se limita a descarregar o ficheiro de dados para encomendas de exportação, mas também te permite migrar os dados entre diferentes lojas WooCommerce.

Definitivamente, uma opção a considerar se estiveres à procura de funcionalidades avançadas para a importação e exportação dos dados das tuas encomendas WooCommerce.

Atualmente, o plugin tem uma classificação média de cerca de 4,3 na loja de produtos WooCommerce.

3. Exportação de encomendas para o WooCommerce

– Fonte: WordPress.org

Outra ferramenta simples para exportar encomendas do WooCommerce é Exportação de encomendas para WooCommerceque está disponível gratuitamente no repositório do WordPress.

O plugin tem mais de 3.000 instalações activas e é compatível com a versão 5 e superior do WordPress. Tem também uma versão paga que oferece algumas funcionalidades avançadas, como a exportação dos dados para o teu contabilista, a entrega via FTP, filtros sofisticados, exportações programadas, etc.

A versão gratuita tem uma classificação de cerca de 3,6 no WordPress.org.

Resumo

Com isto, concluímos o nosso guia sobre a exportação de encomendas do WooCommerce. As opções de exportação do WooCommerce e do WordPress são normalmente suficientes para pequenas lojas de Woocommerce com algumas encomendas por semana.

Mas à medida que fores crescendo, é provável que precises de um plugin que te poupe tempo com actualizações automáticas e dados bem ordenados. Além disso, ter um ambiente de alojamento WooCommerce fiável pode ajudar a gerir conjuntos de dados maiores de forma mais eficiente, garantindo um desempenho suave durante as exportações.

Neste guia, abordámos todas as opções para exportar os dados das tuas encomendas do WooCommerce. Escolhe a que melhor se adapta às tuas necessidades.

Caso nos tenha escapado alguma coisa, diz-nos nos comentários abaixo.