Cómo exportar pedidos de WooCommerce en formato CSV o XML (3 métodos fáciles)

Gestionar una tienda WooCommerce significa tratar con pedidos día tras día, lo que a menudo requerirá que saques los datos del panel de WordPress.

Puede haber múltiples razones para ello, como la contabilidad, la gestión de inventarios o incluso la gestión de las relaciones con los clientes.

Puede que incluso necesites compartir las cifras con las partes interesadas, dropshippers o incluso tus socios de envío. Sea cual sea el motivo, saber cómo sacar los datos en formato CSV o XML puede ser de gran ayuda.

En este blog, te mostraré dos métodos para exportar la información de los pedidos de WooCommerce en formato CSV o XML. ¡Pongámonos a ello de inmediato y veamos cómo se hace!

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¿Por qué exportar pedidos de Woocommerce en formato CSV o XML?

Puede que te preguntes por qué deberías exportar los pedidos en formato CSV o XML. La respuesta es sencilla: ambos formatos son súper accesibles y es más fácil trabajar con ellos.

La mayoría de los ordenadores ya disponen del software necesario para leer archivos en estos formatos. Por ejemplo, puedes utilizar MS Excel para trabajar con archivos CSV. Del mismo modo, puedes ver y editar archivos CSV utilizando Google Sheets. Los archivos XML también se pueden abrir en navegadores como Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge y Safari.

Estos archivos son fáciles de compartir, y trabajar con ellos en diferentes dispositivos no suele ser un problema. Esta función resulta muy útil cuando varias personas tienen que trabajar con un archivo de pedido de WooCommerce.

Ahora, procedamos y veamos cómo exportar pedidos de WooCommerce.

¿Cuándo debo importar y exportar pedidos?

Exportar pedidos es necesario para hacer copias de seguridad de los datos o compartirlos con sistemas externos. Las empresas suelen exportar pedidos para analizar tendencias, hacer un seguimiento de las ventas y elaborar informes.

Obviamente, hay muchas otras razones por las que querrías exportar los detalles de un pedido. Veamos a continuación algunas razones comunes:

Enviar pedidos por lotes mediante un archivo CSV

Enviar pedidos a un almacén de terceros o a un centro de cumplimiento por lotes mediante archivos CSV es una práctica habitual.

El uso de archivos CSV para pedidos masivos ofrece transparencia, ya que todo está documentado en un archivo, y tanto tu equipo como tu almacén pueden consultar rápidamente los detalles del pedido si es necesario.

Necesitas datos específicos para ejecutar informes

La elaboración de informes precisos es esencial para tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa, y a veces se necesitan datos de pedidos muy específicos para generar los informes que importan. Estos datos tienen un valor incalculable a la hora de planificar nuevas estrategias de marketing o decidir qué productos reponer.

Por ejemplo, si estás analizando tus productos más vendidos, exportar datos de pedidos con filtros específicos como fechas, tipos de pedido o ubicaciones puede darte una imagen clara de lo que está impulsando los ingresos.

Importación masiva de pedidos realizados manualmente por correo electrónico o por teléfono

Para las empresas que toman pedidos manualmente -ya sea por teléfono, por correo electrónico o en persona-, importar esos pedidos en bloque a su sistema de comercio electrónico es fundamental para mantener todo centralizado.

La importación masiva de pedidos manuales mejora la experiencia del cliente. Los clientes esperan un servicio rápido y eficaz, independientemente de cómo hagan sus pedidos.

Quieres almacenar el historial de pedidos fuera del sitio

Almacenar el historial de pedidos fuera de las instalaciones puede ser una buena medida de seguridad para las empresas que manejan grandes volúmenes de transacciones. Exportando los datos de los pedidos con regularidad y almacenándolos en una ubicación externa, como un servicio en la nube o una copia de seguridad física, proteges a tu empresa contra posibles pérdidas de datos.

El almacenamiento externo también es útil a efectos de cumplimiento y auditoría. Muchos sectores exigen que las empresas conserven los datos de los pedidos durante un determinado periodo de tiempo.

Método 1: Exportar detalles del pedido mediante la herramienta integrada de importación/exportación de WooCommerce

Exportar datos es útil si quieres revisar tus productos más vendidos, comparar los ingresos de distintos periodos de tiempo u obtener una visión general de tus niveles de existencias.

En esta sección veremos los métodos para exportar los detalles del pedido tanto en CSV como en XML. En primer lugar, vamos a extraer los detalles del pedido en formato CSV.

Exportar detalles del pedido en CSV a través de WooCommerce

Para empezar, esto es lo que tienes que hacer:

• Dirígete a tu panel de control deWooCommerce haciendo clic en el botón «WooCommerce» en el CMS.

• Una vez hecho esto, tendrás que ir a la sección de informes, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

• Ahora te encontrarás con el panel «Pedidos» . En él encontrarás varias segmentaciones para tus pedidos. En este ejemplo estoy utilizando una tienda nueva, por lo que no hay pedidos que mostrar.
• El plugin WooCommerce genera informes para tres categorías:«Pedidos «, «Clientes» y «Existencias«.
• En la categoría «Pedidos«, puedes explorar distintas opciones de datos:
  • Ventas por fecha
  • Ventas por producto
  • Ventas por categoría
• A continuación, selecciona el periodo de tiempo para tu informe. Puedes elegir entre los periodos predeterminados o establecer uno personalizado.
• Una vez que tengas los datos del pedido que necesitas, sólo tienes que pulsar el botón Exportar CSV, como se muestra en la imagen siguiente.

• Y eso es todo lo que hay que hacer. Una vez hecho, tendrás el archivo CVS descargado.

• Una vez descargada, tendrás lista la hoja de cálculo.

Como se ve arriba, ordenará los datos del pedido en diferentes campos. A continuación, puedes trabajar en la hoja de cálculo y realizar los cambios de datos que desees.

Exportar detalles del pedido en XML a través de WooCommerce

Exportar datos en XML también es un proceso bastante sencillo. Te guiaré sobre cómo hacerlo.

• Primero, debes ir al panel de control del CMS y buscar la opción «Herramientas«.

• Después, ve a la opción «Exportar» y selecciona «Pedidos«.

• Haz clic en el botón «Descargar archivo de exportación«. El archivo estará entonces en XML, que podrás abrir y con el que podrás trabajar.

Una cosa que debemos mencionar aquí es que este método tiene algunas limitaciones. Por ejemplo:

• Falta de control sobre los campos de pedido.
• Falta de control sobre los plazos de los pedidos.
• No se filtran los datos.

Un método aún más sencillo es utilizar plugins para quien busque algo más que una simple exportación de datos.

Veamos ahora por qué utilizar plugins puede ser una mejor opción que limitarse a utilizar las funciones nativas de WooCommerce y WordPress para obtener archivos CSV y XML de pedidos.

Método 2: Exportar los detalles del pedido mediante un plugin de WooCommerce

Exportaremos los datos de los pedidos de WooCommerce utilizando la opción «Exportación avanzada de pedidos para WooCommerce«. El plugin es compatible con WordPress 4.7 y superior y actualmente tiene más de 100.000 instalaciones activas.

Ahora vamos a comprobar cómo exportar detalles utilizando un plugin.

• El primer paso es instalar y activar el plugin. Es gratuito, así que puedes instalarlo directamente desde el panel de control de WordPress.

• Cuando termines el proceso de instalación, el plugin sustituirá a la función de exportación nativa de WooCommerce.

• Puedes ver la gran variedad de opciones que se ponen a tu disposición con el plugin. Exploremos algunas de las opciones.

• Puedes refinar los datos con filtros. Esto es útil si buscas pedidos en intervalos de fechas concretos.
• Además, puedes personalizar el nombre de tu archivo de exportación, una opción que no está disponible en el mecanismo de exportación nativo de WooCommerce.
• Luego, puedes afinar aún más tus filtros con varias categorías, como producto, cliente, envío, etc.
• El complemento también te permite descargar tu archivo en formatos distintos de XML y CSV.

• Una vez que hayas elegido los filtros deseados, establece el nombre del archivo y elige el tipo de archivo. Ya puedes exportar los datos.

Haz clic en el botón de exportación que aparece a continuación y se descargará tu archivo. Y ya está. Ya puedes ver el archivo y trabajar con él, e incluso puedes compartirlo con otras personas y partes interesadas.

Solución de problemas comunes en la exportación de pedidos de WooCommerce

Ahora que hemos cubierto tanto la exportación de pedidos de WooCommerce incorporada como los métodos del plugin, vamos a abordar el elefante en la habitación: los problemas comunes que puedes encontrar al exportar datos de pedidos de WooCommerce.

Aquí tienes algunos problemas comunes y sus soluciones:

Plugins incompatibles

Una de las causas más comunes de los problemas de exportación en WooCommerce es la incompatibilidad de plugins. WooCommerce depende en gran medida de plugins para soportar diferentes funcionalidades, esto puede causar problemas de compatibilidad cuando estos plugins no son compatibles con las funciones de exportación.

Para resolver este problema:

• Puedes desactivar temporalmente cualquier plugin que se haya instalado o actualizado recientemente.

• Asegúrate de que todos los plugins activos son compatibles con tu versión de WooCommerce.
• Utiliza herramientas como el plugin Health Checkque te permite comprobar los conflictos entre plugins en un entorno de pruebas sin afectar a tu sitio web activo.

Exportaciones lentas o errores por falta de memoria

Al exportar un gran número de pedidos de WooCommerce, puede que experimentes tiempos de espera o que el proceso de exportación se ralentice considerablemente.

Para resolver este problema:

• Abre el archivo public_html y haz clic en el archivo wp-config.php:

• Abre el archivo wp-config.php y busca la línea que contiene WP_MEMORY_LIMIT. Si no existe, puedes añadir la siguiente línea para aumentar el límite de memoria de PHP: define(‘WP_MEMORY_LIMIT’, ‘256M’);

• Si eres cliente de Cloudways, puedes aumentar fácilmente tu límite de memoria PHP en la sección de configuración y paquetes.

• Otra solución para hacer frente a las exportaciones lentas o a los errores por falta de memoria es exportar los pedidos en lotes más pequeños en lugar de exportarlos todos a la vez.

Exportaciones en cola en WooCommerce

Este problema suele estar relacionado con problemas de procesamiento en segundo plano, configuraciones del servidor o conflictos de plugins.

Para resolver este problema:

• Este problema suele estar relacionado con el procesamiento en segundo plano, la configuración del servidor o conflictos entre plugins.
• Para resolverlo, abre tu archivo wp-config.php y asegúrate de que no está presente la siguiente línea: define(‘DISABLE_WP_CRON’, true);
• Esto ayudará a evitar problemas con las exportaciones de WooCommerce asegurándose de que los cron jobs de WordPress no están desactivados.
• Si está presente, elimina la línea o ponla en falso:
• Utiliza un plugin como WP Crontrol para activar manualmente tareas cron y comprueba si la exportación comienza a procesarse.
• Unos recursos de servidor insuficientes, como CPU y memoria, también pueden hacer que los procesos en segundo plano fallen o se pongan en cola indefinidamente. De nuevo, si eres cliente de Cloudways, aumentar o reducir los recursos es tan sencillo como arrastrar un control deslizante.

Los mejores plugins para importar/exportar pedidos de WooCommerce

Veamos ahora algunos de los mejores plugins de importación y exportación que pueden hacer el trabajo por ti.

1. Exportación e importación de pedidos para WooCommerce

– Fuente: WordPress.org

Definitivamente, una buena opción a explorar para exportar pedidos de WooCommerce a diferentes formatos de archivo. Exportación e Importación de Pedidos para WooCommerce es gratuita, pero también ofrece funciones de pago.

Tiene más de 50.000 instalaciones activas y es compatible con WordPress versión 3 y superiores. Algunas de sus principales características son:

• WooCommerce Exportar pedidos a CSV.
• Importar pedidos desde CSV a WooCommerce.
• Exportar cupones a CSV.
• Importar cupones desde CSV a WooCommerce.
• Importa las columnas seleccionadas del archivo CSV de importación de pedidos.
• Actualización masiva de pedidos y cupones de WooCommerce.

Actualmente, el plugin tiene una valoración media de aproximadamente 4,7 en WordPress.org.

2. Suite de importación y exportación para WooCommerce

– Fuente: WooCommerce.com

Esta también es una opción decente para hacer el trabajo. Import Export Suite para WooCommerce tiene un precio de 10,75 $/mes. El plugin no se limita a descargar el archivo de datos para exportar pedidos, sino que también te permite migrar los datos entre diferentes tiendas WooCommerce.

Definitivamente, una opción a tener en cuenta si buscas funciones avanzadas con la importación y exportación de los datos de tus pedidos de WooCommerce.

Actualmente, el plugin tiene una valoración media de aproximadamente 4,3 en la tienda de productos WooCommerce.

3. Exportación de pedidos para WooCommerce

– Fuente: WordPress.org

Otra herramienta sencilla para exportar pedidos de WooCommerce es Exportación de pedidos para WooCommerceque está disponible gratuitamente en el repositorio de WordPress.

El plugin tiene más de 3.000 instalaciones activas y es compatible con WordPress versión 5 y superiores. También tiene una versión de pago que ofrece algunas funciones avanzadas, como exportar los datos a tu contable, envío por FTP, filtros sofisticados, exportaciones programadas, etc.

La versión gratuita tiene una puntuación de aproximadamente 3,6 en WordPress.org.

Resumen

Con esto terminamos nuestra guía sobre la exportación de pedidos de WooCommerce. Las opciones de exportación de WooCommerce y WordPress suelen ser suficientes para pequeñas tiendas Woocommerce con unos pocos pedidos a la semana.

Pero a medida que crezcas, probablemente necesitarás un plugin que te ahorre tiempo con actualizaciones automáticas y datos bien ordenados. Además, tener un entorno de alojamiento WooCommerce fiable puede ayudar a gestionar conjuntos de datos más grandes de forma más eficiente, garantizando un rendimiento sin problemas durante las exportaciones.

En esta guía, hemos cubierto todas las opciones para exportar los datos de tus pedidos de WooCommerce. Elige la que mejor se adapte a tus necesidades.

Si nos hemos dejado algo, dínoslo en los comentarios.